تجميع العينات في معامل التحاليل: المقدمة >>ماقبل التحليل ج2

Sample collection for clinical lab:INTRO>>Preanalysis-part two

General Guideline for sample collection

تعليمات عامة عن تجميع العينات

specimen-collection-general

Hi, welcome again in sample collection section …. we are still talking about the specimen collection introduction in which we previously talked about the specimen type classification and the pre-analysis part one in which we talk about the data collected from the patient and the data collected regarding the test.

مازلنا بنتكلم عن مقدمة في تجميع العينات واتكلمنا فيها قبل كدة عن تقسيم انواع العينات وعن مرحلة ما قبل التحليل الجزء الاول اللى اتكلمنا فيه عن البيانات اللى مفروض نجمعها من المريض والبيانات اللى مفروض تجمعها ويكون ليها علاقة بالتحليل نفسه

Now, we will talk about general important guidelines for sample collection.

ودلوقتى هنتكلم عن ارشادات مهمة وعامة في تجميع العينات

There is one thing about collecting data that you should ask your patient if this is the first time do tests in your lab or not? and this is to follow the result of the previous tests and can write down the previous tests in the new reports as a history for the patient’s doctor but id you use a computer program for managing your lab system then you don’t need to ask this question because the program tells you this and this is good to make the patient feel that he important to you and you do care about him.

فيه حاجة مهمة عن تجميع البيانات انك لازم تسال المريض انت اول مرة تتعامل مع المعمل بتاعنا ولا لا؟؟؟ وده عشان تتابع حالة المريض والنتايج السابقة للتحاليل اللى عملها وممكن تكتب ده في التقرير مرة اخرة وتعمل زي سجل مرضى للمريض عندك ولكن لو انت بتستعمل برنامج كومبيوتر يبقى مفيش داعي تساله لانك هتلاقي السجل ده موحود عالكومبيوتر تلقائي

So, What will you do after collecting data???

After you meet your patient and fill the board form in which you collect the patient data, you will start to focus on the tests requested for the patient by his doctor and then:-

  • If the specimen will be collected by you, then should prepare the sampling room if the samples will collected in sampling room where you will prepare the suitable containers and tubes and syringes if it is a blood sample or other tools you need.
  • If the specimen will be collected by the patient, then you should give him/her the container or other needed tools and tell him/her the instructions of how collect clean sample according to the sample types.

طيب دلوقتى هنعمل ايه بعد ما جمعنا العينات؟

بعد ما هتقابل المريض وتكتب البيانات بتاعته هتبدأ تركز وتبص على التحاليل المطلوبة وهتشوف …

لو العينة انت اللى هتجمعها زي عينة الدم فغرفة تجميع العينات مثلا او اي كان نوع العينة لازم تحضر الانابيب او الحاجات اللى هتجمع فيها العينة وكمان تحضر الادوات اللى هتشتخدمها وكل حاجة وبعد كدة تدخل المريض

لو العينة هيجمعها المريض يبقى لازم تديله العبوة او الحاجة اللى هيجيب فيها العينة وكذلك الادوات اللي هيستخدمها وكمان هتقوله التعليمات اللى لازم يعرفها قبل تجميع العينة على حسب نوع العينة طبعا

Is it that simple process??? Yes, but there are some important notes and guideline to reduce the errors that may produce incorrect results and leading to wrong diagnosis and may be death…. So, what these guidelines?.

بالبساطة دي؟؟ اه هي فعلا عملية بسيطة جدا لكن فيه ملاحظات مهمة وارشادات بتقلل الاخطاء اللى ممكن تحصل وتخليك تطلع نتايج غلط وبالتالي ممكن تؤدي الى تشخيص غلط وكمان موت احيانا …. طيب ايه هي الارشادات:-

1) Guidelines regarding physiological factors of the patient:

It may be weird but it is very important …. These physiological factors can be called diurnal variations which is exercise, diet, stress and posture.

We already have talked about the diet variations and how diet could affect test results in the pre-analysis part one but now we will talk about exercise, stress and posture…. but we will talk about posture in the phlebotomy topic in blood sample collection.

اولا هنتكلم عن ارشادات خاصة بالحالة الفسيولوجية للمريض …. ممكن تلاقي الكلام غريب بس مهم …. العوامل الفسيولوجية ممكن نسميها التغييرات اليومية ذي التمارين الرياضية والنظام الغذائي والضغط العصبي ووضع المريض وهو بيتسحبله العينة … احنا اتكلمنا قبل كدة عن تاثير النظام الغذائي لما اتكلمنا عن المعلومات اللى بتاخدها من المريض في موضوع pre-analysis part one ولكن هنتكلم عن وضع المريض لما نتكلم عن طريقة سحب العينات

a) Exercise:-

Exercises increase the metabolic activities and hence affect the substance that is affected by the metabolic process such as free fatty acids (FFA) and creatine phosphokinse (CK)

One can tell me that the effect of exercises is transient that is varnished after finishing the exercise ….. actually there is transient effects and long-term effects.

Examples for the transient effects:- decrement of FFA followed by its increment, elevating CK, aspartate aminotransferase (AST) and lactate dehydrogenase (LDH)

Example for long-term effects:- increase in CK, AST, ALT and LDH and decrement of serum gonadotropin and sex steroids in long-distance athletes.


اول حاجة التمارين الرياضية ….. التمارين الرياضية بتزود نشاطات الايض الحيوي وبالتالي بتغير من تركيز بعض المواد ذي الاحماض الدهنية الحرة وانزيم الكرياتين فوسفو كاينيز …. ممكن حد يقولي ان تاثير التمارين الرياضية وقتى وبينتهي بمجرد ما تخلص التمرين …. ولكن الحقيقة هو ليه تاثيرات وقتية وتاثير بتدوم فترة ….. امثلة للتاثيرات الوقتية انه بيقلل تركيز الاحماض الدهنية الحرة وبعدها بتزيد علطول وكمان بتعلي تركيز انزيم الكرياتين فوسفو كاينيز وانزيم الاسبارتيت امينو ترانسفيريز (AST) وال لاكتيت ديهيدروجينيز (LDH)…. وامثلة على التاثيرات اللى بتطول شوية:- زيادة تركيز وانزيم الاسبارتيت امينو ترانسفيريز (AST) وال لاكتيت ديهيدروجينيز وانزيم ال الانين امينوترانسفيريز (ALT) والLDH وكمان الجونادوتروبين وبعض الهرمونات الجنسية وده لما يكون التمرين طويل.

b) Stress:-

 Of course physical and mental stress can affect hormones because hormonal system is affected by the Nerve signals…. for example when you get angry, cortisol levels elevated …. and of course hormone level affect some chemical processes in our body.

So, if your patient is angry from anything, tell him that he should come down because this will affect the test results and try to be friendly with him/her and make him/her laugh if you could ….. also if the patient is tired from the way he spend to get to your lab, tell him that he should rest for 15 or 30 min.

بالنسبة للضغط العصبي …. طبعا الضغط الجسدى والعصبي او ممكن نسميه الإجهاد الجسدي والعقلي بياثر على الهرمونات عشان النظام الهرموني بيتأثر بالاشارات العصبية …. على سبيل المثال، لما تبقى غضبان او متنرفز الكورتيزون هيعلى وطبعا مستوى الهرمون في الدم بياثر على بعض الكيماويات والعمليات الحيوية في الجسم

وبالتالي لو جالك مريض بيان عليه اجهاد عصبي او يعنى متنرفز او متضايق لازم تقوله انه لازم يهدى ان ده ممكن ياثر على نتايج التحليل وممكن انت تبقى لطيف معاه او معاها وتخليه يضحك ويهدى وبرضو لو المريض كان جاي تعبان مثلا من المشوار يعنى مجهد جسديا لازم تخليه يرتاح شوية لمدة ربع او نص ساعة عالاقل

Generally you should tell your patient that he/she shouldn’t change their diet for 24 hr and also stop exercising for 24 hr and if he/she refuse you can tell him that this may affect the test results and you will do the test on his/her responsibility and write down these notes in your report for the patient’s doctor to take it into consideration.

وعموما انت لازم تخبر المريض انه لازم ميغيرش طريقة اكله لمدة 24 ساعة وبرضو لازم يبطل التمارين الرياضية قبل لمدة 24 ساعة قبل التحليل ولو المريض رفض وقالك انا مستعجل مثلا قوله وفهمه ان ده هياثر على النتايج ولكن انت هتعمل النتايج بناءا على مسئوليته وتكتب الملاحظات دى فتقرير هقول ان المريض كان بيمارس رياضة كذا قبل التحليل مثلا عشان الدكتور يبقى عامل حساب الكلام ده وهو بيشخص.

2) Guidelines regarding specimen collection:-

a) Test order:

There are many errors that can occur in writing the test order or some labs called job order in which you write down the tests requested by the patient’s doctor.

This can be differ according to the lab level; is it small lab or lab with many branches …..

In small labs, test orders may be just written in copybook or paper record (i.e. doesn’t using computerized system) and this means high chance for making errors …… and what the receptionist do is first write the required tests in a copybook then write the tests on another form to give it to the phlebotomist or the laboratorian and thus there are 2 chances for making errors; one when he write down to the copybook and the second when write the tests in the form sent to the laboratorian

Another error chance is the error due to bad hand writing where bad hand writing can be read something other than the required tests ….. but what if the patient’s doctor write the tests for the patient with bad writing??? the answer is, if you can’t read it or you can read it but not 100% sure, you must call the patients doctor and ask him for the tests he wrote.

but to avoid this you should revise what you write in the copybook and the paper requisition form more than once to make sure that you write the required tests or you can make a printed form in which all the tests available at your lab is printed with checkbox beside each test and you just check the required tests

Also even if your lab is small lab, you can use computerized systems to avoid these errors and make patient’s lab history which will be more easily retrievable.

In large scale labs (labs with many branches), Computerized systems are used for sure, and this make these errors rare to occur so, it is more efficient if each lab section has a computer and the test order entered by the receptionist on the system is shown automatically to all lab sections through an internal network.

In my opinion, the most perfect system to avoid errors that can occur in test ordering is the computerized lab information systems (LISs) in which the physician enter the tests required by himself along with some fundamental patient data through an online network between the lab and the doctors or through the lab website and this avoid the errors that can occur when entering the tests by the receptionist or that can occur due to bad hand writing ….

So, what if the doctor make a mistake during entering the tests?? it may be possible but if this occurs, it will not due to lab mistake and no one can blame the lab staff.

But if there is no Possibility that physician can enter tests through computerized lab info systems due to low resources …. just do your best ….. for example, you can make printed test requisition with your lab name and logo or may be with the physician name it self  and this printed requisition contains all the available tests in your lab and also just the patient full name and age and then you will complete the patient data on your lab ….. Thus, the physician just record the patient name and age and check (√) on the required tests and thus you also minimized the errors.

Finally, DON’T FORGET to write the identification number for each test order and patient which is the unique identification number for each patient and each test order.

بالنسبة للارشادات الخاصة بتجميع العينات ….. >>> اولا امر الشغل او الاوردر اللى بتاخده من الرسيبشن عشان تعمل التحليل …. فيه اخطاء ممكن تحصل وانت بتكتب امر الشغل اللى بتكتب فيه التحاليل المطلوبة للمريض …. وده ممكن يختلف على مستوى المعمل يعنى على حسب المعمل هل هو صغير ولا كبير ….

بالنسبة للمعامل االصغيرة اوامر الشغل ممكن تتكتب في دفتر او سجل ورقي يعنى مبيستخدمش كومبيوتر او برنامج للمعمل وده فالايام الحالية غير موجود  بس الطريقة دى فرصة حدوث اخطاء فيها عالية …. واللى ممكن يعمل موظف الاستقبال انه يكتب فالاول التحاليل المطلوبة في الدفتر وبعد كدة يكتبها في الورقة اللى هيديها للشخص اللى هيسحب العينة او دكتور المعمل وبالتالي هنا فيه فرصتين لحدوث اخطاء؛ الاولى انه ممكن يغلط وهو بيكتب التحليل من روشتة الدكتور للدفتر والتانية وهو بينقلها من الدفتر للورقة اللى هيديها لدكتور المعمل او الكيميائي

ممكن برضو يكون فيه فرصة ان يحصل خطأ نتيجة للكتابة بخط مشحلو او مشواضح وده ممكن يحصل لما يكون خط الدكتور بتاع المريض اساسا وحش وممكن تحط تحليل اساسا الدكتور مشطالبه …. طيب هتعمل ايه لو الدكتور كان خطه وحش قوي ومشعارف تقرا حاجة ؟؟ الاجابة هى انك لو مشعارف تقرأ الروشتة خالص او عارف بس مشمتأكد بنسبة 100% يبقى تتصل بالدكتور تساله ملهاش خل تاني ..

لكن عشان تتلاشى انك تكتب التحاليل فالدفتر غلط او تكتبه على الطلب امر الشغل اللى هتديه للكيميائي اللى هيسحب العينة يبقى لازم تراجع اللى كتبته في الدفتر وفي امر الشغل اكتر من مرة قبل ما الورقة تخرج من ايدك او قبل ما يتم سحب العينة طبعا او ممكن تعمل ورقة يكون مطبوع فيها كل التحاليل المتاحة فمعملك بيحث ان يكون بجوار كل تحليل مربع صغير وكل اللى هتعمله انك تحط علامة صح على التحليل المطلوب وتديه للكيميائي اللى هيسحب العينة او حتى الدفتر بتاعك ممكن يكون مطبوع وكل صفحة تعمل فيها مريض واحد  ….. بس حتى لو معملك كان صغير ممكن تستخدم كومبيوتر وتتلاشى الاخطاء دى وحتى يبقى سهل انك تعمل سجل مرضي للمريض بتاعك.

وفي المعامل الكبيرة بقى اكيد بيستخدموا برنامج كومبيوتر لادارة المعامل وبالتالي الاخطاء عندهم في المرحلة دى هتكون نادرة وهيكون اقوى كمان لو كل قسم داخل المعمل عنده كومبيوتر وبيشوف اوامر الشغل بتاعته على السيسم على الكومبيوتر بتاعه علطول عن طريق شبكة داخلية

وفي رأيي ان افضل نظام عشان تتلاشى بيه الاخطاء في تسجيل التحاليل وعمل امر الشغل هو انك تجيب برنامج على الكومبيوتر وتخلي الدكتور نفسه بتاع المريض هو اللى يكتب التحاليل مع بعض البيانات الاساسية للمريض ذي الاسم الثلاثي والسن من خلال برنامج يكون متصل على النت بينك وبين الدكتور او عن طريق الموقع بتاع المعمل بتاعك وده عشان تتحاشى الاخطا اللى ممكن تحصل لما موظف الاستقبال يدخل التحاليل او اللى بتحصل نتيجة لخط الدكتور الغير واضح.

طيب افرض الدكتور دخل التحاليل غلط على البرنامج ده؟؟؟ ده ممكن يحصل بس وقتها هتكون الغلطة مشغلطتك دى غلطة الدكتور نفسه ؟

ولكن لو مفيش امكانية ان الدكتور يقدر يدخل التحاليل بنفسه على البرنامج عشان موارد الدكتور او المعمل ضعيفة … يبقى اعمل كل اللى تقدر عليه …. يعنى مثلا اطبع ورق يكون عليه كل التحاليل وبجوار كل تحليل مربع بحيث ان الدكتور يعلم على  التحاليل فقط وبالتالي تتلاشى  خطأ الخط الوحش وممكن الورق ده يكون عليه اسم المعمل واللوجو بتاع المعمل او ممكن تبقى حاجة سبيشيال وتبقى جنتل كدة وتخليه باسم الدكتور واسم عيادته عشان تعمله شغل عالي وينبسط بيك

واخيرا متنساش تكتب رقم المعمل ورقم المريض على أمر الشغل

b) Specimen identification:

Of Course, you should be very careful during specimen identification …… you should setup a system for sample identification to avoid errors for making unknown blood samples or samples that can be distinguished from each others due to the same full name.

You can use a primitive and simple system in which you can just bring the required specimen container or tubes and write down the patient name, patient lab ID, Date and if you can the required tests ….. and when you do this try to use a marker or a pen whose ink can’t be removed by hand or water.

OR you can use more advanced system which is a barcode system on which the patient name and lab ID are recorded and other details (according the program version) are seen on the computer screen when the barcode is read …. all what you need is to print barcode with the test order and deliver it to the phlebotomist and he will put the barcodes on the tubes or the container and then start sample collection… but don’t prepare tubes for 2 different patients at the same time because you can collect sample in the tubes of the incorrect patient name.

تعريف العينة …. يعنى ايه >>>> يعنى لازم تعمل حاجة بحيث تعرف العينة دى بتاعة مين ومطلوب ليها تحاليل ايه …. هتقولي اكيد طبعا انا هاخد بالي انى اعمل ده …. تمام بس انا هقولك انك لازم تعمل نظام لده عشان تتلاشى الاخطاء انك تعمل عينة ومتعرفش تتعرف عليها او انك تعمل عينة وتتلخبط بينها وبين عينة تانية نتيجة لان ليها نفسه الاسم.

انت ممكن تستعمل طريقة بدائية ونظام بسيط اللى فيه انك هتجيب العبوات او الانابيب اللى هتسحب فيها العينات وتكبت عليها اسم المريض ورقمه في المعمل والتاريخ ولو أمكن التحاليل المطلوبة وبعد كدة تسحب بس خد بالك استخد قلم حبره ميتاثرش بالمية وكمان ميتمسش بالايد

او انك تستخدم نظام متقدم شوية وهو نظام الباركود اللى فيه الباركود هيكون متسجل عليه عالاقل اسم المريض ورقمه وباقي التفاصيل هتكون متسجلة على البار كود طبقا لون البرنامج المستخدم وهتشوف التفاصيل على شاشة الكومبيوترلما تقرا الباركود وكل اللى محتاجه انك تطبع الباركود مع امر الشغل وتلزق الباركود على الانبوبة قبل ما تحسب العينة وبعد كدة تسحب العينة وبلاش تحضر عينات ل2 مرضى فنفس الوقت عشان متتلخبطش

c) Time of collection:-

this is simple and it is rare to make mistakes in this regard but it may occur if there is a large load on your lab and you receive samples that should be done immediately ….. in this case the chemists or phlebotomists may be lake special knowledge about  the time of that test can make a delay on specimen collection which leads to incorrect results.

The most solution for this is to buy a laboratory information systems (LIS) that contain the time of each test and the instruction that the patient should do if the sample will be collected by the patient himself and thus make any one, even the receptionist to know the exact  time when he enter the test order on the computer or when he print the test order ….

This also will help the phlebotomist when their is large load in your lab >> how??? this will make the receptionist to inform the patient with the instruction need and arrange the samples that must be collected according to the highest priority(the timed sample take the highest priority) without the need to ask the phlebotomist.

But what if their is no specific time to collect the sample and the patient’s doctor request is to do the test now??? in this case, the receptionist will consider this and your computer program should have the option to add this special timing

بالنسبة لوقت تجميع العينة …. ده طبعا صعب ان يحصل فيه خطأ ولكن ممكن يحصل لو انت فيه ضغط على المعمل ووجالك عينات لازم تتعمل دلوقتى حالا …. في الحالة دى ممكن الكيميائي او الشخص اللى بيسحب العينات يكون ناقصه معلومات عن الوقت المفروض يتسحب فيه العينة وممكن ياخر العينة وبالتالي تطلع النتيجة غلط

بس الحل لده انك تشتري او تستخدم برنامج على الكومبيوتر يكون فيه المعلومات دى يعنى فيه معلومات عن الوقت الامثل لسحب العينة والتعليمات اللى لازم تقولها للمريض لو هو اللى هيجيب العينة بنفسه وده بيخلي اى حد حتى موظف الاستقبال انه يعرف الوقت المناسب وهو بيدخل التحاليل على البرنامج او حتى وهو بيطبع امر الشغل

وده برضو بيساعد الشخص اللى بيسحب العينات لما يكون فيه ضغط شغل … اذاي؟؟؟ لما يكون فيه ضغط شغل وموظف الاستقبال جاله حد وسجل التحاليل وكله تمام وهو ميعرفش الوقت بتاع العينة وانها لازم تتعمل دلوقتى مثلا هيركن المريض لحد ما يستنى دوره وده غلط لكن لو موظف الاستقبال عارف هيدخل المريض علطول لانه هو اللى بينظم الدور وهيدي التعليمات المناسبة للمريض لو حد يعنى كان بيجيب عينة بول وكل ده من غير ما يرجع لدكتور المعمل لان كل حاجة متسجلة على الكومبيوتر قدامه

طيب لو التحليل ملوش وقت معين والدكتور بتاع المريض عايز التحليل دلوقتى؟؟؟ موظف الاستقبال هياخد ده بعين الاعتبار ويدخل المريض ده قبل اى حد تاني ولازم يكون في البرنامج بتاعك فيه خاصية انك تسجل وقت معين طلبه الدكتور عشان اللى بيسحب العينة واللى بيعمل التحليل ياخد باله ان ده لازم يتعمل الاول

Comments

Facebook Comments

Leave a Reply